發(fā)布時間：2017年4月23日 來源：www.m.qytjc.com
辦公室是各類單位組織內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的辦事機構(gòu)，是直接為各部門服務(wù)的綜合部門，是溝通上下左右、聯(lián)絡(luò)四面八方的“窗口”。由于辦公室在各個單位組織中處于中樞和要害部位，因此，辦公室工作是否高效，直接關(guān)系到本單位工作目標的實現(xiàn)與否和工作效率的優(yōu)劣，關(guān)系到本單位對外的形象和聲譽，對本單位工作具有重要影響。本文作者結(jié)合自己多年工作實踐，指出辦公室工作人員應(yīng)該具備“五勤”素質(zhì)、做好四個服務(wù)、開展三個宣傳、處理好兩個關(guān)系、開展一項培訓來做好辦公室工作。
辦公室是各類單位組織的重要部門，集服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)督察等渚多職能于一身，是一個單位的樞紐和窗口，也是一個各項行政事務(wù)的綜合辦理機構(gòu)，具有承上啟下、上通下達、職能龐雜的特點。
江門保安服務(wù)公司辦公室外對一室六部，內(nèi)對五大部門，涉及保險、工資、資產(chǎn)等多項管理工作任務(wù)，人員工作任務(wù)既艱巨又繁雜。因此，充分發(fā)揮辦公室職能，全面促進中心的發(fā)展和平穩(wěn)運行成為辦公室工作的重要職責和核心任務(wù)。就北京振遠護衛(wèi)中心辦公室總體工作來說，可用“五四三二一”來概括。
在基層辦公室工作，必須具備或努力讓自己具備“五勤”素質(zhì)，即：腩勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。
腦勤：之所以腦勤要排在位置，就是因為沒腦勤，其他的勤都是空談。辦公室工作總體來說還是腦力勞動，先思而后行，每項工作都要經(jīng)過前期縝密思考、認真謀劃，才能有序開展。方案的制訂、文件的歸納、數(shù)據(jù)的分析、文稿的撰寫、會議的組織，這些工作質(zhì)量與效果如何，就看辦公室人員動了多少腦子，花了多少心思。所以在辦公室工作，就要善于思考、勤于動腦，這是一切工作創(chuàng)新與發(fā)展的動力之源。
眼勤：就是要多看，善于觀察，注重細節(jié)。在一線時要看管理，看隊伍，及時發(fā)現(xiàn)亮點，同時也要及時發(fā)現(xiàn)問題，較好是通過現(xiàn)象看到本質(zhì)。在本職工作上要對數(shù)據(jù)、文字等逐字逐行認真校對審核，防止錯誤與遺漏。同時業(yè)余時間還要多看書，看好書，增強理論水平，豐富自己的知識面，提高個人素質(zhì)。
嘴勤：就是要勤于溝通，善于溝通。上傳下達是辦公室的重要工作內(nèi)容，沒有一定的溝通能力和技巧，會讓工作陷于被動。對上級，要多清示多匯報，對領(lǐng)導部署的工作，短事要及時匯報，長事要階段性匯報，完事要總結(jié)性匯報；當然匯報工作要有框架、有細節(jié)、有數(shù)據(jù)，確保領(lǐng)導對各項工作進度了如指掌。對同事，要多交流，多聽意見，不斷改進工作，對領(lǐng)導部署下去的工作，耍及時上傳下達，適時給予工作提示，共同促進工作提升。
手勤：就是要勤動筆、勤記錄。俗話說，好腦子不如爛筆頭，面對繁雜的辦公室工作，沒有勤動筆的工作習慣，就會面臨丟三落四、指東往西的窘境，有時會造成嚴重后果。領(lǐng)導部署工作要隨時記錄，開會要做會議記錄，一線跟車要有跟車日志，員工談話要寫談話記錄，臨時事務(wù)要有備忘錄，總之記錄本與筆隨身帶，隨時隨地做好記錄。同時要勤做報表，保險增減報表、服裝申領(lǐng)報表等各類數(shù)據(jù)報表，要及時到位。
腿勤：就是要勤動腿，勤走動。辦公室工作人員必須要走出去，要與基層打成一片，才能了解員工心態(tài)、熟悉基層工作、掌握工作流程，只有這樣，辦公室在制訂方案、組織活動、擬定規(guī)章制度時才會接地氣，可操作，同時在給領(lǐng)導提建議、謀策略時，才能客觀公正，有的放矢。
辦公室既是一個綜合辦事機構(gòu)，也是一個服務(wù)部門，不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了做好服務(wù)。為領(lǐng)導的工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)，服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導思想。要做好辦文辦事協(xié)調(diào)處理等各類服務(wù)工作，主要有以下四點：
一是為領(lǐng)導的工作服務(wù)。作為離領(lǐng)導較近的一個部門，要時刻擺正位置，正確處理好與領(lǐng)導、與部fj之間的芙系。在工作上，一切都要以領(lǐng)導的工作思路和目標為中心開展好辦公室工作，要當好領(lǐng)導的參謀。在單位管理、決策等方面及時提出合理化建議，便于上級決策。同時辦公室工作人員要深入基層，積很收集基層意見建議，宣傳上級政策，做領(lǐng)導與員工的橋梁與紐帶。
二是對外服務(wù)。對于基層辦公室來說，對外服務(wù)主要指中心各職能部門，以及屬地政府機構(gòu)企事業(yè)單位，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，上級機關(guān)的各類文件、電話、傳真、通知等要認真對待，能自行處理的要及時傳達、部署、落實，需要呈報領(lǐng)導的要及時呈報，再按領(lǐng)導指示傳達部署，要隨時把控，及時回收，確保各項工作有部署，有落實，有反饋。
三是對內(nèi)服務(wù)。對內(nèi)服務(wù)主要是對基地內(nèi)部，作為辦公室工作人員要做好接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等日常工作，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。同時要有顧全大局、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的意識，比如在做隊員思想工作時，當員工提出社保、服裝等方面的疑問時，辦公室人員需到場負責解釋說明，維護隊伍穩(wěn)定；對一些急事、要事和難事，及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導關(guān)心和員工關(guān)注的熱點、難點問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免糾紛的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證政令暢通。
四是基層服務(wù)。辦公室工作人員對每一位來辦公室辦事、咨詢的員工都要熱情接待，熱忱服務(wù)，熱心幫忙，能處理的事務(wù)及時處理，能作答復(fù)的及時答復(fù)，對于不能解決的問題，要耐心做好解釋工作，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮的情況，杜絕“門難進、臉難看、活難聽、事難辦”的現(xiàn)象發(fā)生。
宣傳工作是辦公室工作重要內(nèi)容之一，是上級與基層之間的橋梁，宣傳工作是否到位直接影響著政策的落實、制度的執(zhí)行、輿論的導向、人心的向背，無論何時何事，宣傳的核心都應(yīng)該以鼓舞人心，積很向上為主。從基層辦公室來說，主要有以下三個方面的工作：
一是政篥宣傳：對于中心下發(fā)的各類文件都要時間傳達到各部門和相關(guān)崗位，要求傳達到每個人的必須督促各級骨干傳達到個人，特別是涉及員工切身利益的政策性文件，比如工資、被裝、保險、福利、工作制度等，要深入基層，開展面對面的交流，逐條宣傳解釋，對員工的提問要耐心解答，確保每個人都能理解，沒有疑惑。在政策宣傳時，應(yīng)掌握好時機及方式方法，可以在辦理新員工入職時，給他們進行各類政策的宣傳，明確權(quán)利和義務(wù)，讓他們不帶問題入職，促進隊伍穩(wěn)定。
二是對外宣傳：對外宣傳工作可充分展現(xiàn)單位業(yè)績、文化建設(shè)、制度創(chuàng)新、發(fā)展戰(zhàn)略，是提高知名度、擴大影響力的重要手段。目前北京振遠護衛(wèi)中心對外宣傳的重要方式就是新聞報道，這就要講究及時性、時效性，這也是宣傳工作的生命。不論是基層動態(tài)、員工風采，還是新聞圖片、人物特寫，都要做到及時到位，否則就失去了報道的意義。這就要求辦公室工作人員要時刻保持收集新聞素材的工作習慣，記錄本、照相機不離身，大到重大活動、重要會議，小到活動花絮、員工生活，及時記錄及時擬稿，確保新聞報道的鮮活。同時新聞報道必須以事實說話，時間、地點、人物、事情經(jīng)過和事情發(fā)生的原因必須具體、確鑿，不能含糊不清。
三是內(nèi)部宜傳：在內(nèi)部宣傳方面，通過板報、標語、條幅、視頻等形式，經(jīng)常在員工隊伍中開展優(yōu)秀典型、好人好事、崗位標兵等先進事跡宣傳，傳播正能量，引導廣大員工向先進學習，向模范看齊。這就要求辦公室人員要融入基層，及時發(fā)現(xiàn)在基層隊伍中典型事跡及員工身上的閃光點，通過文字影像展現(xiàn)員工風采。
一是繁簡關(guān)系，二是緩急關(guān)系。
從事過辦公室工作的人都知道，辦公室工作非常繁雜，就北京振遠護衛(wèi)中心辦公室而言，就涉及員工社會保險辦理、人事檔案管理、服裝裝備管理、固定資產(chǎn)管理、職工之家建設(shè)、宣傳報道工作、來客來訪接待、辦文辦事辦會、三標管理認證等近60項具體工作，并且還要處理臨時性、突發(fā)性工作。大到大型活動與會議，小到辦公用品的使用，林林總總，不一而足。如果單位人數(shù)多，更會面臨人員流動大，事務(wù)多，其中的工作量可想而知。
面對繁雜的工作局面，辦公室人員要時刻保持清醒的頭腦，找尋工作規(guī)律，將繁雜的事變得簡易。其實辦公室工作還是有規(guī)律可循的，比如按程序辦事，就能不亂陣腳，按制度執(zhí)行，就能避免出錯，同時要做好工作分工，各負其責，使繁雜工作條理化，保證有序進行。另外，辦公室工作中較重要的就是要處理好事務(wù)的輕重緩急，有的工怍應(yīng)急辦，有的工作可緩辦，這要根據(jù)領(lǐng)導布置工作任務(wù)的性質(zhì)、完成時間來確定，比如突發(fā)事件、數(shù)據(jù)上報就要有時效性，急事急辦，而工作總結(jié)、組織會議等日常工作就要根據(jù)任務(wù)時間來確定處理節(jié)奏。只要做好工作規(guī)劃，排好任務(wù)序列，再繁雜的工作也會井井有條，忙而不亂。
作為一名辦公室工作人員，既要有所專長，又要是多面能手，辦公室工作人員要在寫作、攝影、網(wǎng)絡(luò)、書畫、設(shè)計等各方面至少有一至兩項專長，同時在其他方面也要有一定的技能和工作經(jīng)驗，這樣才能對辦公室工作應(yīng)付自如，所以開展業(yè)務(wù)技能的培訓是必不可少的，每個辦公室人員都要努力讓自己成為一個“通才”與“專才”。
這里所說的培訓，除了單位組織的各類集中培訓外，重點還是要進行自我培訓。自我培訓是一種自我學習，效果比任何培訓效果都要明顯。當我們拍出的新聞?wù)掌煌怀鰰r，要多分析多試拍多模仿，讓拍攝經(jīng)驗不斷累積，形成自己的風格；當面對復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)時，要不惜放棄休息時間來分析其邏輯關(guān)系，研究編寫Excel函數(shù)公式，讓復(fù)雜變得簡單，提高工作效率減少錯誤率；當自己對一篇文稿不滿意時，要多走訪基層，不惜幾易其稿，甚至推倒重來。這些都是通過主動發(fā)現(xiàn)問題，通過不斷解決問遂來不斷學習新知識，不斷積累工作經(jīng)驗，以此實現(xiàn)提高自我的一種自我培訓方式。長此以往，就會形成一種學習習慣，一旦在工作中發(fā)現(xiàn)了問題，就會激發(fā)我們解決問題的興趣，堅定不解決問題誓不罷休的毅力。
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